Deux rôles coexistent, et la distinction commande la suite.

Le club est responsable de traitement pour les données de la vie associative : son registre de licenciés, ses convocations, ses feuilles de présence, ses missions, ses points. C'est lui qui décide qui en fait partie et pourquoi. L'éditeur agit alors comme sous-traitant, sur ses instructions.

L'éditeur est responsable de traitement pour ce qui relève du service lui-même : les comptes utilisateurs, l'authentification, la facturation, la sécurité et les journaux techniques.

Pour toute question, écrire à contact@kiela.app.

Compte : nom, prénom, adresse électronique, téléphone facultatif, mot de passe conservé sous forme chiffrée irréversible, couleur choisie pour se repérer dans l'agenda.

Registre du club, y compris pour des enfants : nom, prénom, date de naissance, téléphone et adresse électronique lorsqu'ils sont renseignés par le club, section, et lien de tutelle avec les adultes du foyer.

Vie du club : convocations, présences, absences déclarées avec leur motif libre, inscriptions aux missions, points gagnés ou dépensés, récompenses demandées.

Covoiturage : adresse de départ ou de dépose, horaire, numéro de téléphone rendu visible aux familles concernées par le trajet.

Lieux enregistrés : les adresses que chacun range dans son carnet personnel, qui peuvent inclure son domicile.

Remontées « Aide » : le texte, son auteur, son destinataire, et un journal des consultations comportant l'adresse IP.

Données techniques : sessions, jetons de notification, journaux d'audit des actions sensibles.

Le champ qui accompagne une absence est libre, et l'application propose des natures d'un seul geste, dont « Blessure ».

Une information de cette nature peut relever de la santé, qui bénéficie d'une protection renforcée. Elle n'est demandée par aucun automatisme et n'est visible que du foyer et de l'encadrement concerné.

Nous recommandons de s'en tenir à ce qui est nécessaire à l'organisation, et de ne jamais y porter de détail médical.

Une fiche d'enfant est créée soit par le club au titre de son registre, soit par un adulte tuteur pour son propre foyer.

Aucun compte n'est ouvert à un mineur, et un enfant ne reçoit aucune notification : tout passe par ses tuteurs.

Les données d'un enfant ne sont visibles que de ses tuteurs, de l'encadrement de sa section et des administrateurs de son club. Elles ne sont jamais visibles des autres familles, à la seule exception de son prénom lorsqu'un trajet de covoiturage est organisé pour lui.

Aucune donnée n'est vendue, louée, ni utilisée à des fins publicitaires. Le service ne comporte aucun traceur publicitaire ni outil de mesure d'audience tiers.

Des prestataires interviennent pour des fonctions déterminées :

Les transferts hors de l'Union européenne s'appuient sur les clauses contractuelles types de la Commission européenne.

Le service propose au club de constituer son registre à partir d'une photographie ou d'un document. Cette fonction transmet l'image à un prestataire d'intelligence artificielle, la société Anthropic, établie aux États-Unis, aux seules fins de transcription.

Le document transmis contient des noms, prénoms et dates de naissance, y compris d'enfants. C'est le seul traitement du service qui adresse de telles données hors de l'Union européenne.

Cette fonction est facultative et déclenchée par un geste explicite de l'administrateur du club. L'import d'un fichier au format tableur permet d'obtenir le même résultat sans aucun transfert.

Les données transmises ne sont pas utilisées pour entraîner de modèle.

Compte et données de club : pendant toute la durée de la relation, puis pendant la durée nécessaire à la gestion des suites éventuelles.

Texte des remontées « Aide » : effacé automatiquement au terme du délai fixé par le club, quatre-vingt-dix jours par défaut et trois cent soixante-cinq au plus. Les éléments qui prouvent qu'une remontée a été transmise sont conservés au-delà, sans son contenu.

Factures : dix ans, en application des obligations comptables.

Journaux techniques et d'audit : durée limitée, à des fins de sécurité et de preuve.

Les échanges sont chiffrés en transit. Les mots de passe ne sont jamais conservés en clair.

Le texte des remontées « Aide » est chiffré au repos, au moyen d'une clé conservée hors de la base de données. Ni l'éditeur, ni un administrateur du club, ni l'auteur de la remontée ne peuvent le lire : son unique destinataire le peut. En l'absence de clé, le dépôt est refusé plutôt qu'enregistré en clair.

Les données sont cloisonnées par club. Les actions sensibles sont journalisées, y compris les consultations effectuées par le support.

Le service n'utilise que des cookies strictement nécessaires à son fonctionnement, destinés à maintenir la session de la personne connectée.

Il n'utilise aucun cookie de mesure d'audience ni de publicité. Aucun consentement n'est donc requis à ce titre.

Toute personne dispose d'un droit d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, d'opposition et de portabilité, ainsi que du droit de définir des directives relatives au sort de ses données après son décès.

Ces droits s'exercent depuis l'application pour ce qui la concerne directement, et par écrit auprès du club pour les données de la vie associative dont il est responsable.

Il est également possible d'écrire à contact@kiela.app. Une réclamation peut être adressée à la Commission nationale de l'informatique et des libertés.

La suppression du compte se demande depuis l'application, et une page publique permet également d'en faire la demande sans être connecté.

Les éléments qui identifient la personne sont effacés : nom, adresse électronique, téléphone, sessions, jetons de notification, lieux enregistrés et préférences.

Les éléments qui appartiennent au club sont conservés sous une forme qui ne permet plus d'identifier la personne : une feuille de présence, un historique de points ou une facture ne peuvent pas être effacés sans fausser la comptabilité et l'histoire du club, qui en est responsable.

La suppression ne peut aboutir immédiatement dans trois situations, parce qu'elle laisserait quelque chose sans titulaire : être le dernier administrateur d'un club, être le dernier tuteur d'un enfant, ou être destinataire de remontées non encore lues. L'application indique alors la démarche à accomplir au préalable.

La présente politique peut évoluer. Toute modification substantielle est portée à la connaissance des utilisateurs dans l'application.